Отдел документационного обеспечения
Отдел документационного обеспечения
Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделение института. Основными целями отдела являются: организация, руководство, контроль работ по документационному обеспечению управления.Сотрудники отдела
Начальник отдела:
Иноземцева Галина Юрьевна
Архивариус:
Жибалова Лариса Геннадьевна
Задачи отдела
- постановка и совершенствование делопроизводства в институте
- организация правильного учета и регистрация входящей
- исходящей и внутренней документации
- обеспечение контроля за исполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства института и заявлений граждан
- комплектование архива документами
- учет и обеспечение сохранности документов
- использование хранящихся в архиве документов
В архиве института хранятся законченные делопроизводством документы постоянного хранения и документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Поволжского кооперативного института (филиала) АНО ОВО ЦС РФ «Российский университет кооперации» и организаций-предшественников: Энгельсского кооперативного техникума, Энгельсского кооперативного профессионально-технического училища, Саратовского факультета Московского кооперативного института Центросоюза, Регионального центра подготовки кадров Московского университета потребительской кооперации, Поволжского кооперативного института Центросоюза РФ.
К документам постоянного срока хранения относятся: протоколы заседаний Ученого Совета, отчеты по учебно-методической и научно-исследовательской работе, финансовые и бухгалтерские отчеты, приказы ректора по основной деятельности вуза. Документы по личному составу включают в себя: личные дела профессорско-преподавательского состава, аспирантов и студентов дневного и заочного отделений, приказы ректора по личному составу сотрудников, студентов, аспирантов, протоколы Государственной аттестационной комиссии, лицевые счета сотрудников и др.
Одной из функций деятельности архива является работа по запросам организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым запросам, для выдачи архивных справок, выписок и копий, документов о предыдущем образовании (аттестатов и дипломов) в соответствии с установленными правилами.
Порядок предоставления (пересылки) архивом Поволжского кооперативного института официальных ответов на запросы организаций и граждан архивных справок и документов о предыдущем образовании:
Основанием для предоставления справок (документов) является письменный запрос или запрос заявителя по факсу, по электронной почте.
В запросе в обязательном порядке указываются:
- для граждан - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес по прописке (полностью), паспортные данные, контактный телефон, цель получения справки;
- для юридических лиц - запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности и подписью должностного лица; согласие субъекта персональных данных;
- интересующая тема: подтверждение образования (с указанием ФИО (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома; подлинность диплома (с приложением копии диплома); трудовой стаж - с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду); получение документа из личного дела о предыдущем образовании - в заявлении указывается ФИО (точно как в дипломе, при смене ФИО после окончания учебного учреждения прилагается документ, подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из вуза (с обязательным указанием об отчислении) т. д.;
- форма получения информации (лично или по почте);
- дата заполнения, подпись
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных (для государственных органов - подтверждение в запросе наличия такого согласия в личном деле служащего).
Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.
Образцы заявлений
Заявление на выдачу архивной справки (.doc)
Заявление на выдачу документа об образовании (.doc)
Документы Контактная информация
Адрес: 413100, Саратовская область, г. Энгельс, ул. Красноармейская, дом 24, каб. 204
Телефон: (8453) 56-85-44, (вн. 22-05)
Телефон (архивариус): (8453) 56-85-44, (вн. 23-23)
Факс: (8453) 56-84-75
График работы: понедельник-пятница с 8.30. до 17.00